ふていきびん第78号 1997.12.11

ひろせしんじ: E-mail ID :　HP URL :

年賀状用には、第79号を用意しています。お正月号の前にもう1つ出すことにします。お正月号は、12月26日の御用納めをした後に、E-mail発送します。郵便のものは、12月21日（日）発送予定としておきましょう。年賀状を書いてもらえる期間に間に合うように。

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お正月号を作っていて、実に今年はPCオタクの年であったと感じたところ。で、もう1発オタク話を。

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今迄、データベース(DB)ということを考えたことがなかったのですが、クラリスのファイルメーカープロをいじってから、しきりにデータ・ベースということを考えています。で、そこの所を、書いた友達への手紙を持ってきて載せておきます。

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商標事件DBと顧客DBが動き始めた時は見てもらいましたよね。で、あの時は、登録番号通知だけでしたが、その後、まず登録公報送付が上がって、その次に出願完了通知も出願番号通知も自動発行できるようになりました。そちらの方で是非次にと、考えているのは、登録査定の案内と、それに連動する請求書と特許庁提出書類の作成。更新案内とその請求書と、更新申請の特許庁提出用書類です。それも近々上げられるでしょう。

今現在、商標事件DBが199件、顧客DBが182件、請求書DBが89件です。

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請求書DBも11月10日から、使い始めました。事務所全体で使っています。PCにできにくい部分はWPのままで併存するつもりだったのですが、もう併存は克服しました。まだ改善の余地は大ありなのですが。でも現実に動いているのだからスゴイですよ。消費税の5％も源泉税の10％も自動計算します（当たり前だけれど）。それと、源泉なし、消費税内税とういのも自動計算にしました。

もちろん。毎月の集計は楽々です。顧客別の集計と入金のチェックを入れて、再請求の自動化というのがこれからの仕事。何時間かできる仕事だと思っています。

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特許・実案・意匠事件DB、審判・異議事件DB、意見書DBそれに英文LetterのDBも、作りました。まだ、商標事件DBのように応用が広くないので、同等に扱うことはできませんが。でも、一応の形式を決めて動きだすのがこんなに早く始まるとは思っていなかったので、不思議な位。

特許・実案・意匠事件DBは、友達に見せたくて2時間位であわてて作ったもの。で、レイアウトごとあげると言ってあるのですが、まだ貰うとは言ってもらえていません。特・実事件の進行管理用よりも、明細書と補正等を管理する方を始めた方が価値は高いでしょうね。必要と言われれば、そちらも用意する積もりはあるのですが。

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審判・異議事件DBは、期限管理が目的で作りました。まだ、形式としても整っていないのですが、ともかく必要に迫られて作ってしまいました。データのの入力はまだ30件位で、半端もいいところなのですが、効果は確実にあります。

初め、審判番号と期限の情報だけを入れて、次に出願番号につなげて行くというやり方をしました。それでも、動き始めたのですからスゴイですね。そういう始め方ができるのですね。

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意見書DBは、3-1-3と4-1-16の意見書を幾つかまとめただけのものですが、書き終えたものはここに放り込むという形で整理をしようと思っています。そして、オアシスの文章は捨てるつもり。まだ、Word文書とオアシス文書の相性のこと等があるので、全面的でには移行できないのですが、それでも、これで、方向は見えたと思っています。

オアシスの文書を全部DBに移してしまうことができたらスゴイですね。何しろ10年分の資料なのですから。

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英文LetterのDBは、WordからWordなのでその点は全く問題はありません。で文章の形式（行間隔とか、1行の字数の指定とか）の部分をLetter Headの所に残して、本文については全部DBの方に取ってしまおうと思っています。DBの方に移したものについてはWordの方の記録は捨ててしまいます。

やはり、Wordの文書管理は上手にいかなかったということです。オアシスの文書目次が有効だったことが不思議な位。

英文Letterは前に書いたものを参考にして新しい文章にするということが多いので早くDBとしてデータを集めたいと思っています。一気にやりましょう。

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なんと言っても、商標事件DBが一番量もあるし、進行としては一番進んでいます。期限管理の項目を入れるについて、備考を2つ増やすことにしました。だから、月曜日に手を加えればすぐに、期限も動くはずです。

期限を区切って検索する方法を見つけたのです。（本に書いてある、ということと、自分で実際に使えるようになることの間にはかなりのギャップがあります。だから、あれ？書いてあったきがするなァと思いつくことがます第一なのです。）この手の思いつきすごく多いのです。僕に合っていると思うのですよ。パソコン・アタク・オジさんです、確実に。

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で、基礎データの入力も事務の人にしてもらって、それをチェックしようと思い始めていますが、その点はどう考えますか。自分で入力しても、ミスはありますが、人に入力を任せるということに抵抗があります。どうやって、一番初めの入力の正確さを確保するかという問題。

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目の前を通る事件から入力して行くなんてのんびりしたことを言っていないで、基礎データを入力して活用すべきという思いになってきています。それだけ、DBが動けば極めて便利ということに、僕自身が目覚めてきたということです。

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英文の案内についてはまだ何も手を付けていないので、それも始めないとね。ま、始めてしまえば、それで始まりなのですが。どの時点で事務所の皆に開放するのかというの考えています。

期限管理、今迄、WPでやっているもの。各DBを通して集めてきて1つのデータにするということできるはず。具体的に何か考えてみましょう。

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請求書の方は、すぐに事務所内で開放して使い始めたのですが。トラブルの時の対処法を考えないとね。データを壊されたときのことを考える必要があるのです。データのコピーをやらないとね。

今のところ毎日、フロッピーにBack upは取っているのですが、それでは不足でしょう。ジャズの用意はしてあるのですが、SCSIボードの差し込みをまだためらっています。でも、これだけ、データを溜めはじめたので、今日すぐにでもしなきゃならない問題ですね。

Back upの問題一般とは別に、入力時の事故によるデータの破壊のこと心配しています。調子の悪い人がいじっていまう、ということが出て来ますから。

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ここまでが、事務所のデータベースの現状。

それで、ここに来て、データベースというものの基本的な考え方を書いてある本がないかしらと探しているところです。

今日買ってきたのは、山形庫之助「個人データベースを作る」講談社ブルーバックス。その前に読んだのは中野不二男「メモの技術」新潮選書。

講談社新書に「データベースの活用法」という本があって、それを探していたのだけれど、これは図書館等のデータを利用することを書いた本でした。

データベースとして動き始めると、今迄の資料に対する対応とはガラッと変わってしまう気がします。今迄は、残すべき資料と思っていなかったものが、残して置けば利用価値があるものに変わる気がします。

使えるようになるということです。

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僕が自分で書いた意見書（10年分）を資料として残してあるものも、なかなかのものだとは思っていました（あれだけ使える形にしていた人はあまりないと思うので）。しかし、データベースとして動き始めれば、何倍もの効率で使えるようになると思うのです。

意見書を書くときに使った審決の方を切り離して、審決例DBのようにすることもできるはず。そうすれば、今は2穴のファイルでしかないものがもっと生きてくると思うのです。

商標調査の時にした類否の判断等も、先例として考慮することができるようになると思います。

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論文用の論点も、DBにしておけば、自分の考えを練り上げて行くのに便利だと思うのです。なにしろ、紙に書いたものは散逸してしまうし、自分の考えというのは、その時その時の関心の中心にあるものしか表面に出ていなくて、少し前のものって殆ど消えて行くでしょ、それを呼び戻せると思うのです。

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自分の書いた手紙なんて、紙にしてありさえすれば、それ以上デジタル情報で残す必要はないと思うのだけれど、デジタルにしておいた方が、残しておくのは楽。だから、すぐ見直すものは紙、それが終わったらまたデジタルに戻すということになる。

手紙だって、並べて見れば、（並べて、見直しをすれば、という意味も込めて）違うものが見えてくると思うのです。

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ここまでが手紙。だいぶオタクですね。しかし、使えるのならもっと使いたいというのが僕に気持ちです。

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おまけ

顧客DBについては、年賀状送付用のものを先に完成する必要があって、データ入力を頼んであります。事務所の年賀状の発送には、ラベルを使う予定です。

年賀状用の住所は、オアシスに表の形式で入っているので、それを変換できると良いのですが。変換するために、前処理をするのがかなり面倒で、それよりは、直接、画面上でコピーする方が早いと思って作業を始めてもらっています。

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今号は、実にオタク話だけでした。

など。

ひろせしんじ

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